Emails de service
Dans SMARTGEAR, vous avez la main pour gérer les emails de service, aussi appelés emails transactionnels.
Rendez-vous dans la section “Emails transactionnels” dans le menu de gauche de votre panneau d’administration. Cette section se structure sur 3 niveaux :
- L’événement qui déclenche l’email
- L’email à envoyer
- Le contenu de l’email
Plusieurs modules SMARTGEAR utilisent les envois d’emails automatisés, regrouper ces fonctionnalités au sein d’un même endroit permet de simplifier leur gestion.
Événements
La première liste d’éléments qui s’affichent correspondent aux emails de service envoyés, groupés par événements. Par exemple, une soumission de formulaire est un événement. Votre formulaire de contact déclenche les emails qui sont programmés dans cette section.
Les actions possibles dans cette liste sont les suivantes :
| Icône | Signification |
|---|---|
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Éditer les emails lié à cet événement |
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Éditer les paramètres de l’événement |
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Dupliquer l’événement et les emails associés |
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Supprimer l’évément (désactivé s’il est lié à la configuration d’un autre élément) |
 |
Détails de l’événement |
Lorsque vous éditez les paramètres de l’événement, vous avez accès aux champs suivants :
Titre
Il s’agit d’un titre indicatif, pour vous permettre de retrouver plus facilement la finalité d’un événement.
Type
Il s’agit du type d’événement pour laquelle les emails de service sont disponibles. Il s’agit d’un paramètre de configuration important, à modifier uniquement si vous avec un objectif particulier.
💡 Le type permet, à d’autres endroits du site, de filtrer les emails transactionnels disponibles, à utiliser lors d’un événement d’un scénario utilisateur (envoi de formulaire, etc…)
Emails
Après avoir cliqué sur l’icône d’édition , vous accédez aux emails qui sont envoyés lors du déclenchement de l’événement.
Les actions possibles dans la liste sont les suivantes :
| Icône | Signification |
|---|---|
|
Éditer l’email |
|
Dupliquer l’email |
 |
Déplacer l’email |
|
Supprimer l’email |
  |
Activer / Désactiver l’email |
|
Détails de l’email |
Lorsque vous éditez un email, vous avez accès aux champs suivants :
Titre
Il s’agit d’un titre indicatif, pour vous aider à vous organiser. Il est recommandé d’écrire la finalité de cet email, comme “Accusé réception utilisateur” ou “Email administrateur”.
Passerelle
La passerelle est le mode d’envoi de cet email. Par défaut, il devrait être sur “Email de service - Smartgear”.
Langues
Il s’agit du contenu de l’email, catégorisé par langue. Cliquez sur le bouton pour éditer la langue, ou sur le bouton “Gérer les langues” pour ouvrir la fenêtre dédié. On en parle plus bas, dans la section “Contenus / Langues de l’email”.
Priorité
La priorité est un paramètre de configuration pour optimiser l’envoi des emails. Cela est important lorsqu’un très grand nombre d’emails est attendu.
💡 Si vous anticipez des dizaines d’emails par jour, veuillez nous le signaler pour que nous adaptions certaines configurations.
Modèle
Il s’agit des templates HTML à utiliser. Outre usage spécial, que l’on aura vu ensemble le cas échéant, utilisez “mail_default”.
Publier le message
Cochez la case pour activer l’envoi de cet email.
Contenus / Langues de l’email
En cliquant sur le bouton “Gérer les langues”, vous accéder à la liste des différents contenus prévus pour cet email. Si vous disposez d’un site multilingue, la langue de l’email est automatiquement choisie en fonction de la langue de l’usager.
💡 Si votre site n’est disponible qu’en Français, il est inutile de décliner votre email en plusieurs langues. Ne le faites que pour les langues disponibles pour votre site.
Dans la liste des langues, il n’y a que 4 actions possibles :
| Icône | Signification |
|---|---|
|
Éditer le contenu pour cette langue |
|
Dupliquer ce contenu pour cette langue |
|
Supprimer ce contenu pour cette langue |
|
Détails du contenu pour cette langue |
Lorsque vous éditez une langue, vous avez accès aux champs suivants :
💡 Pour chaque champ, il est possible que l’email autorise la sélection de tokens, des variables dynamiques qui correspondent à des valeurs souvent saisies par l’usager. Elles sont accessibles en écrivant un simple # dans un champ. Rendez-vous dans la section dédiée pour en savoir plus.
Langue
Sélectionnez une langue parmi celles disponibles.
Langue de secours
Cochez si cette langue est la langue par défaut à utiliser. C’est la langue qui est utilisée s’il n’existe pas de langue adaptée à l’usager.
Nom de l’expéditeur
Indiquez le nom de l’utilisateur. Cela correspond à la mention “De : “ dans le client email.
Adresse de l’expéditeur
Indiquez l’adresse de l’expéditeur. Cette adresse doit exister et être accessible. Si ce n’est pas le cas, vos emails peuvent arriver dans les spams de vos usagers.
Destinataires
Indiquez la liste des destinataires de cet email. Il existe bien souvent des tokens pour cela, voir dans la section dédiée, plus bas dans cette documentation.
Envoyer une CC à
Indiquez la liste des destinataires à mettre en copie.
Envoyer une BCC à
Indiquez la liste des destinataires à mettre en copie cachée.
Adresse de réponse
Indiquez l’adresse qui sera utilisée si le destinataire clique sur “Répondre à” sur son client email.
Sujet
Indiquez le sujet de l’email. Bien qu’il n’ait pas de limite, soyez le plus synthétique possible.
Mode
Choisissez sous quel format l’email doit être envoyé. Hormis circonstances particulière, votre choix devrait toujours être sur “HTML et texte”.
Texte brut
Saisissez votre email en texte brut. Certaines boîtes emails bloquent les contenus “riches” et utiliseront le texte brut à la place.
HTML
Saisissez votre email dans l’éditeur de contenus. Votre charte graphique, et vos couleurs sont à disposition pour styliser votre email.
Il existe bien souvent des tokens pour cela, voir dans la section dédiée, plus bas dans cette documentation.
External Images
Cochez la case pour exclure les images présentes dans l’email. Hormis circonstances particulière, cette case doit être décochée.
Fichiers joints à partir du gestionnaire de fichiers
Vous pouvez sélectionner des fichiers de votre site pour les mettre en pièce jointe de l’email. Prenez garde à la taille de ces fichiers, de nombreux clients email bloquent la réception des emails contenant des pièces jointes trop lourdes.
Nous recommandons de limiter les pièces jointes à 5mo maximum. Si vous devez mettre des pièces jointes plus lourdes, mettez le lien vers le fichier dans votre email.
Fichiers joints à partir de jetons
Il s’agit de pièces jointes dynamiques, qui sont prévues à l’avance avec nous, dans le cadre d’un scénario utilisateur spécifique.
Tokens / Jetons
Les tokens sont un moyen d’utiliser des variables saisies par l’usager, ou présentes dans la configuration de votre site dans votre email transactionnel.
Dans les champs, saisissez # et une liste apparait pour voir les tokens disponibles.
Exemple de token existant : ##recipient## dans le champ Destinataires sera remplacé par l’adresse email d’un destinataire.
💡 Les noms des tokens sont bien souvent en anglais, pour qu’ils restent valides, peu importe la langue de l’administrateur.
Si un token vous propose une étoile, comme ##form_*##, il faut alors remplacer le caractère * par une valeur spécifique. Pour les formulaires, c’est le nom du champ qui vous intéresse.
Cas pratique : Formulaire de contact
Dans SMARTGEAR, les emails transactionnels sont configurés avec des valeurs par défaut qui couvrent la quasi-totalité des besoins et activités, avec des phrases génériques et des tokens adaptés.
Dans le cas d’un formulaire de contact, vous avez un envoi programmé, intitulé Contact. Dans cet envoi, vous avez 2 emails prévus. Accusé réception et Notification Administrateur. Le premier est envoyé à l’usager, sur l’email renseigné dans son formulaire, le second est envoyé à l’adresse de l’administrateur du site.
Dans un email transactionnel de type Soumission de formulaire, vous pouvez envoyer les tokens suivants :
- Nom de l’expéditeur, Adresse de l'expéditeur, Destinataires, Envoyer une CC à, Envoyer une BCC à, Adresse de réponse, Sujet
##admin_email##→ Adresse e-mail globale dans la configuration du site##form_*##→ Remplacez l’étoile par le nom du champ de formulaire. Le token sera remplacé par la valeur saisie par l’usager pour ce champ du formulaire (ex:##form_nom##donnera “Dupont”)##formconfig_*##→ Remplacez l’étoile par le nom du champ de configuration du formulaire (ex:##formconfig_title##donnera “Contact”)
- Texte brut, HTML
- Les tokens ci-dessus
##formlabel_*##→ Remplacez l’étoile par le label du champ de formulaire (ex:##formlabel_nom##donnera “Nom”).##raw_data##→ Affiche toutes les valeurs saisies par l’usager##raw_data_filled##→ Affiche toutes les valeurs saisies par l’usager, en excluant les champs non renseignés.